現在、ビジネスの上のやり取りは、E メールがほとんどだと思うのですが、たまにFAXでやり取りすることがあります。FAXを使用する機会が少なくなるにつれ、マナー等が置き去りにされてしまう可能性があるので今一度FAXのマナーについて考えたいと思います。
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FAXを使うときのマナー
FAXは電話と同様、実は相手の都合を考えて送る必要があります。相手のFAXが古いタイプだったりすると枚数が多い時や黒い部分が多い画像や写真などを送る時は、受信に時間がかかる場合があります。
電話と共用のFAXを使用している場合は、その間は電話が使えなくなるため相手の状況を知る必要があります。（今は少ないとは思うのですが・・・）
なお、相手方のだれが受け取ってもいいように、内容や表現には注意しましょう。
FAX送信票（FAX送付状）の書き方
FAX送信票（送付状）はネット上にも多くの書式が無料で使えるようになっているので利用しましょう。
エクセルやワードを使えば、自分のオリジナルのFAX送信票（送付状）を作成することができますので、自分で作成されることをおすすめします。よく送る送信先をあらかじめ書き入れたファイルを作っておくと非常に便利です。
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FAX送信票（FAX送付状）のサンプル
１・・・あて名
２・・・発信者名
３・・・発信者の連絡先
４・・・発信・年・月・日
５・・・送信枚数
６・・・挨拶と内容
挨拶文のサンプル
書類送付のご案内
拝啓
貴社におかれましては、ますますご清栄のことと心よりお慶び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。 早速ではございますが下記の書類をお送りします。ご査収の上よろしくご手配を賜りますようお願い申し上げます
敬具
この挨拶文の下に要件を記載します。
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FAXの送信ミスは大問題
複数枚送るときには、送信漏れがないように、ページ番号を付けると分かりやすくなります。また、送信時にFAX番号の確認は基本です。送信先を絶対に間違いないように気をつけましょう。
